Dynamics 365 Team Members es una licencia diseñada por Microsoft para usuarios que necesitan acceso limitado pero funcional a las aplicaciones empresariales de Dynamics 365. Es una opción económica que permite a los colaboradores participar en procesos clave sin requerir las capacidades completas de los módulos como Ventas, Servicio al Cliente, Finanzas, entre otros. Esta licencia es especialmente útil en escenarios donde se busca extender el uso de Dynamics 365 a más empleados sin incurrir en altos costos.
Características principales
La licencia Team Members permite a los usuarios:
- Leer datos de todas las aplicaciones de Dynamics 365, incluyendo registros de clientes, productos, casos, oportunidades, entre otros.
- Actualizar información básica, como notas, actividades, tareas y ciertos campos personalizados.
- Acceder a dashboards, vistas y reportes compartidos por otros usuarios.
- Participar en flujos de trabajo empresariales, como aprobaciones, seguimiento de tareas o procesos automatizados.
- Crear y actualizar registros limitados, como contactos, solicitudes de servicio, casos y actividades.
- Utilizar aplicaciones personalizadas desarrolladas sobre la plataforma Power Platform, siempre que estén dentro de los límites de la licencia.
Usos comunes
Dynamics 365 Team Members está pensado para roles que no requieren interacción intensiva con el sistema, pero sí necesitan colaborar y mantenerse informados. Algunos ejemplos incluyen:
- Personal administrativo que da seguimiento a tareas o gestiona comunicaciones internas.
- Supervisores o gerentes que revisan reportes y aprueban procesos.
- Asistentes de ventas o servicio al cliente que consultan información sin modificar registros críticos.
- Colaboradores de áreas operativas que participan en flujos de trabajo o actualizan información puntual.
Limitaciones
Aunque es una licencia útil y accesible, tiene restricciones importantes:
- No permite el uso completo de funcionalidades avanzadas de módulos como Sales Enterprise, Customer Service Enterprise, Finance, Supply Chain Management, entre otros.
- Está limitada en la creación y edición de registros clave, como oportunidades de venta, cotizaciones, órdenes de trabajo o facturas.
- No permite el acceso a ciertas entidades personalizadas si exceden el alcance definido por Microsoft para esta licencia.
Beneficios para PYMEs
Para pequeñas y medianas empresas, Dynamics 365 Team Members representa una excelente oportunidad para:
- Reducir costos de licenciamiento sin sacrificar colaboración.
- Extender el uso de Dynamics 365 a más empleados, fomentando la adopción tecnológica.
- Mantener la trazabilidad y control de procesos internos sin necesidad de licencias completas.
- Facilitar la integración entre áreas mediante flujos de trabajo y acceso compartido a la información
